Il comunicato stampa è uno strumento a cui le associazioni devono necessariamente ricorrere per promuovere un evento. Non basta, dunque, avere un profilo sui social come già visto precedentemente. Occorre, ad esempio, quando si organizza un evento, riuscire a promuoverlo coinvolgendo i giornalisti. Si tratta di un’utilissima risorsa di digital PR, funzionale a diffondere in modo rapido e capillare notizie. Fatti che possono riguardare un’azienda, un brand e le attività appunto di un’organizzazione di volontariato. Lo scopo è sempre quello di coinvolgere il proprio target. E di aumentare l’esposizione mediatica della propria immagine. Ma come si scrive un comunicato stampa per la presentazione di un evento?
Come deve essere fatto un comunicato stampa?
L’obiettivo del comunicato stampa è di dare massima visibilità a una notizia di interesse pubblico. Pensiamo a un evento specifico che consenta di far conoscere la propria comunità. Oppure alla raccolta fondi per un obiettivo ben preciso. L’argomento del comunicato può variare in relazione ovviamente al tipo di onlus e al pubblico cui si rivolge. Ci si può orientare verso professionisti della comunicazione. In tal caso Connect potrebbe effettuare un’attività del genere proprio perché composta da persone con le competenze giuste. In caso contrario si può imparare a farlo in maniera autonoma.
Il comunicato stampa è composto da un breve titolo, in cui è presentata la notizia che si vuole diffondere. E da un sottotitolo, più lungo, che integra il titolo fornendo ulteriori informazioni inerenti la notizia. Il titolo deve essere chiaro e coinvolgente. Si deve cercare di utilizzare parole chiave pertinenti all’evento e all’organizzazione per catturare l’attenzione del pubblico e dei motori di ricerca. Un titolo accattivante aumenterà le possibilità che il comunicato venga aperto e letto, amplificando la diffusione dell’evento.
Nel primo blocco, occorre rispondere a tutte le domande principali: cosa, chi, dove, come, quando e perché. In pratica, attraverso titolo, sommario e primo paragrafo, il lettore deve aver ricevuto tutte le informazioni fondamentali. I successivi paragrafi – solitamente due o tre – sono utilizzati per fornire informazioni a corollario, non necessarie, ma comunque utili per comprendere a fondo i dettagli della notizia. All’inizio può esserci pure il logo della realtà che presenta l’evento.
In generale non servono licenze stilistiche, la prosa deve essere asciutta, comprensibile e chiara. Un comunicato stampa efficace deve essere supportato da cifre e fatti che rendano l’evento più interessante e rilevante. Se l’organizzazione di volontariato ha collaborato con altre entità per organizzare l’evento, può essere utile menzionare il numero di partner coinvolti e il sostegno ricevuto da parte di sponsor o donatori. Un altro buon consiglio è di inserire il virgolettato di uno dei responsabili dell’organizzazione, in modo da conferire autorevolezza alla fonte attraverso le sue dichiarazioni. E’ poi opportuno trasmettere una serie di link e contatti quali: l’indirizzo della sede, la data, l’orario e il luogo esatto di inizio dell’incontro, eventuali link per prenotarsi, iscriversi o comprare il ticket d’ingresso.
Inoltre, è anche consigliabile riportare i link alle pagine social, come ad esempio all’evento Facebook, al canale Instagram, a video promozionali, in modo da aumentare l’engagement e da stimolare le dinamiche della viralità per coinvolgere quanti più utenti possibile. I paragrafi devono essere brevi e possono essere corredati da punti elenco per rendere il testo più digeribile. E’ fondamentale spiegare il motivo per cui l’organizzazione sta tenendo l’evento e l’impatto che si prevede di ottenere. E includere dettagli su eventuali ospiti speciali, intrattenimenti o attività previste per suscitare l’interesse dei lettori. A tal proposito, ecco l’esempio di un comunicato stampa che scrivemmo noi per annunciare la presentazione di un evento a Roma, alla fine inserimmo anche una breve biografia sull’autore del libro.
Dove mandare un comunicato stampa?
Una volta scritto il comunicato stampa, è importante diffonderlo nei canali giusti. Un giornalista saprà cosa fare, in caso contrario è necessario creare delle mailing list (excel andrà bene) con gli indirizzi email delle principali testate giornalistiche che operano nel nostro Paese, sia quelle generaliste che più settoriali. Se a lanciare un evento è una comunità africana poi, presente in Italia, sicuramente potrà inviare il suo comunicato a giornali come: Rivista Africa, Notizie Geopolitiche, Limes, Internazionale, Africa Rivista.
Si deve quindi allegare il comunicato all’email in formato word assieme ad eventuali foto dei protagonisti e locandine dell’evento e inviare ai vari giornali. L’email dalla quale partirà il comunicato dovrà essere quella dell’associazione non l’indirizzo personale, in più bisogna fare copia e incolla degli indirizzi nella barra ccn dell’email, quella degli invii anonimi per intenderci. Questo accade perché nessun giornale deve sapere a quale altro indirizzo sia stato inviato l’articolo. Nel corpo dell’email bisognerà riassumere brevemente perché stiamo inviando quel comunicato, lasciando i recapiti telefonici e ponendo attenzione soprattutto all’oggetto dell’email che dovrà far capire subito la materia.
Tante email contenenti il comunicato stampa sono aperte a partire proprio dalla prima impressione che suscita l’oggetto. Successivamente bisognerà monitorare costantemente il web per capire quali realtà pubblicheranno il comunicato stampa. In caso ci siano giornali che non pubblicano entro 1-2 giorni, si può avviare un’attività di recall ossia provare a chiamare le redazioni, i numeri spesso sono visibili sui siti web nella sezione “contatti” o “redazione”, e spiegare loro l’importanza della notizia contenuta nel comunicato appena inviato. Il lavoro dell’ufficio stampa è un compito decisamente commerciale in cui bisogna essere in grado di vendere dei “prodotti”, ragion per cui, soprattutto quando sono testate importanti, si può provare a sollecitare un paio di volte la divulgazione.
Veronica Otranto Godano